Показания спидометра в путевом листе. Показания спидометра в путевом листе

Показания спидометра в путевом листе

Обязательны ли показания спидометра "арендованного легкового автомобиля с экипажем" в путевом листе, разработанным и утвержденным в коммерческой организации для ФНС, чтобы не сняли расходы по ГСМ с организации?

Показания спидометра в путевом листе не указываются. В путевом листе обязательно указываются показания одометра, в том числе и на арендованный транспорт (Приказ Минтранса России от 18.09.2008 № 152, Письмо УФНС РФ по г. Москве от 23.10.2006 № 20-12/92786).

Подробно об этом см. материалы в обосновании.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух».

Ситуация: Как оформить путевые листы для документального подтверждения израсходованных ГСМ

«Организация может использовать:

• унифицированные формы;
• самостоятельно разработанные путевые листы (см., например, упрощенную форму путевого листа легкового автомобиля).

Особенности оформления типовых форм путевых листов в зависимости от вида и назначения автомобилей представлены в таблице. Путевые листы оформляйте независимо от того, в собственности организации транспортное средство или арендовано*.

Унифицированные образцы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. При этом они не являются обязательными к применению.

Если унифицированные образцы путевых листов по каким-либо причинам не подходят (например, часть реквизитов не используется или нет необходимых показателей), можно самостоятельно разработать бланки путевых листов. Применение путевых листов зафиксируйте в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).

Форму путевого листа решили разработать самостоятельно? Тогда проверьте, чтобы в ней были все обязательные реквизиты, предусмотренные разделом II приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152. В частности, это номер путевого листа в хронологическом порядке, данные о сроке его действия, сведения о водителе, данные о транспортном средстве и другие. Можно предусмотреть и дополнительные реквизиты, учитывающие особенности деятельности организации.

Плюс ко всему такой бланк должен отвечать и остальным требованиям законодательства, предъявляемым к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Путевой лист оформляйте в одном экземпляре на каждое транспортное средство. А тип машины надо сразу обозначить в наименовании путевого листа. Например: путевой лист легкового автомобиля или путевой лист автобуса. Заполнять же бланк должен уполномоченный сотрудник организации (например, диспетчер или секретарь автохозяйства, если такие есть). Все путевые листы должны быть пронумерованы и заверены печатью (штампом).

При выезде автомобиля и после его возвращения в гараж путевой лист должен проверить (показания одометра, расход топлива и т. д.) и заверить механик или сотрудник, отвечающий за эксплуатацию автотранспорта, своей подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом*.

По итогам месяца, квартала или на конкретную дату можно провести сверку соответствия фактических показаний одометра с данными в путевом листе. Результат такой проверки оформите актом.

Даты и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя проставляет медработник, проводивший осмотр. Эти данные также должны быть заверены его подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом. Кроме того, по результатам предрейсового осмотра в путевом листе медработник должен сделать запись: «Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен». А по результатам послерейсового осмотра – запись: «Прошел послерейсовый медицинский осмотр». Такие отметки необходимо делать независимо от того, в собственности автомобиль или арендован (в т. ч. у сотрудника).

Это предусмотрено пунктами 8, 9, 16 и 17 Порядка, утвержденного приказом Минздрава России от 15 декабря 2014 г. № 835н.

Подробнее о том, кто может проводить медосмотр водителя, см. Когда необходимо проводить обязательный медосмотр сотрудника.

Если в путевых листах не будет записи о прохождении водителем медосмотра или отметку сделает не квалифицированный врач, а кто-то другой, компанию оштрафуют.

Путевой лист оформляйте на каждый день или иной срок не более одного месяца. Если транспортное средство используют посменно несколько водителей, то можно на одну машину оформить сразу нескольких путевых листов – для каждого водителя.

Такой порядок заполнения путевых листов предусмотрен разделом III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152.

Главбух советует: Оформляя путевые листы, заполняйте все обязательные реквизиты аккуратно и без ошибок. При проверке допущенные неточности могут стать для инспекторов основанием исключить путевые листы из состава документов, подтверждающих расходы. В этом случае обоснованность затрат придется доказывать в суде.

Арбитражная практика, сложившаяся при рассмотрении подобных споров, неоднородна. Некоторые суды указывают: несоответствия в путевых листах не опровергают того, что у организации были расходы, связанные с предпринимательской деятельностью (см., например, определение ВАС РФ от 15 декабря 2008 г. № ВАС-16222/08, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 26 ноября 2009 г. № А32-24509/2007, от 27 августа 2008 г. № Ф08-5063/2008).

В то же время многие суды подтверждают: расходы на ГСМ не уменьшают базу по налогу на прибыль, если в путевых листах нет информации о маршруте, пробеге, показаниях одометра, если путевые листы подписаны неуполномоченными лицами, отсутствуют расшифровки подписей и т. п. (см., например, определение ВАС РФ от 30 августа 2013 г. № ВАС-11880/13, постановления ФАС Уральского округа от 5 марта 2009 г. № Ф09-946/09-С5, Западно-Сибирского округа от 20 ноября 2009 г. № А46-11958/2009).

Если заполнить какой-либо из реквизитов путевого листа невозможно, то причину этого необходимо задокументировать и указать в соответствующем поле. В частности, такая ситуация может возникнуть, если из-за неисправности одометра в путевом листе невозможно заполнить поле «Показания одометра». В этом случае факт поломки отразите в соответствующем документе (например, можно составить акт о выявленных неисправностях (дефектах) основного средства). Факт выхода оборудования из строя и реквизиты такого документа (например, акта) укажите в поле «Показания одометра». Кроме того, к путевому листу необходимо приложить документ, подтверждающий расстояние, которое было преодолено автомобилем с неисправным одометром. Он должен содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные для первичных документов (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Подтвердить пробег можно, например, бухгалтерской справкой. В ней отразите пройденное автомобилем расстояние (его можно определить в результате измерений). Такой порядок действий рекомендован в письме ФНС России от 16 июля 2010 г. № ШС-37-3/6848.

Внимание: использование сотрудником служебного транспорта без путевых листов или других подтверждающих документов может быть расценено как использование автомобиля в личных целях. А раз так, то инспекторы могут потребовать начислить НДФЛ с дохода, полученного в натуральной форме. Например, исходя из стоимости аренды машины за период пользования. Об этом сказано в письме Минфина России от 11 июня 2014 г. № 03-04-05/28243.

Чтобы контролировать, кому из водителей и когда выдали путевые листы, и вовремя ли их сдали в бухгалтерию, делайте записи в журнале учета движения путевых листов (п. 17 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152). Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 предусмотрена типовая форма этого документа (форма № 8).

Оформленные путевые листы нужно хранить в течение пяти лет (п. 18 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152)».

24.01.2017

Профессиональная справочная система для юристов, в которой вы найдете ответ на любой, даже самый сложный вопрос.Попробуйте бесплатно

www.law.ru

Требования к путевому листу

Путевой лист. Документ, наиболее распространенный в процессе первичного учета грузоперевозки. Именно он наряду с Товарно-транспортной накладной (ТТН) определяет основные показатели работы водителя и подвижного состава в целом, при этом, данные, обозначенные в путевом листе, являются основанием для расчета стоимости грузоперевозки и начислением выплат водителю за произведенные работы.

Для грузовых автомобилей в нашей стране принято использовать утвержденные еще в ноябре 1997 года две унифицированных формы этих документов.

• Форма N 4-с. Используется для грузоперевозок, при осуществлении которых оплата труда производится по принципу сдельных расценок.
• Форма N 4-п. Применима к грузоперевозке в случае, когда оплата труда производится по временному тарифу, рассчитана на выполнение перевозок груза для двух заказчиков на протяжении одного рабочего дня либо одной рабочей смены водителя.

Заполнением отрывных талонов путевого листа занимается заказчик, и именно они будут являться основанием для выставления ему счета за произведенные организацией, которая является собственником автомобиля, работы по грузоперевозке. К такому счету прилагается отрывной талон, на основании которого и были произведены расчеты. Сам путевой лист, как часть отчетности, остается у организации, владеющей автомобилем, и в нем дублируются записи о времени, на протяжении которого транспорт был занят на произведении работ для конкретного заказчика, и которые будут выступать в качестве основания для учета работы конкретного транспортного средства за определенный отрезок времени.

В ситуации, когда перевозке подлежат товарно-материальные ценности, при повременной оплате за выполняемые работы, в путевом листе фиксируются номера ТТД, а также как подтверждение факта выполнения работ, прилагается экземпляр товарно-транспортного документа. По суммарному итогу количества перевезенных тонн грузов, а также на основании прочих показателей, определяется объем произведенной автомобилем и водителем работы.

До момента передачи путевого листа на руки водителю, заполнение его является обязанностью диспетчером организации, либо лицом, имеющим подобные полномочия. Прочие записи в путевой лист вносятся работниками организации, являющейся владельцем автотранспорта и заказчиком (либо заказчиками). Стоит обратить внимание на тот факт, что не допускается участие водителя в процессе внесения каких-либо данных в путевой лист. Единственным исключением является его подпись, которая удостоверяет прием автомобиля при выезде с территории и его сдачу по возвращении.

Передача путевых листов водителю по указанным формам возможна только по факту удостоверения росписью уполномоченного лица. Выдается путевой лист только на одну рабочую смену. При этом, обязательным условием выдачи нового путевого листа, является сдача последнего за предыдущий период. Говоря о предыдущем периоде, мы подразумеваем предыдущий закрытый рабочий день либо смену.

Порядок внесения записей в бланк путевого листа

Процедура внесения записей в бланки рассматриваемых форм листа четко определен. Происходит она в следующей последовательности:

• Сразу под наименованием документа фиксируется число, месяц и год, которые должны соответствовать дате соответствующей регистрационной записи о выдаче этого путевого листа в журнале.
• В строку, отображающую режим работы, вносится соответствующий код, на основании которого будет производиться расчет и начисление трудовых выплат водителю.
• Строки "Колонна", "Бригада" предназначены для записей соответствующих подразделений организации, к которым приписаны автомобиль или водитель.
• В графах отражающих данные транспортного средства, указывают марку автомобиля с обязательным обозначением его государственного номерного знака, а также гаражного номера.
• В соответствующие строки обязательно вносятся личные и служебные сведения о водителе. Ими являются фамилия и инициалы работника, табельный номер, присвоенный водителю, как работнику организации, номер водительских прав, класс водителя, чья работа будет отражена в конкретном путевом листе.
• В графе, предполагающей отражение информации о лицензионной карточке, прописываются сведения о виде лицензионной карточки (ограниченная или стандартная), а также указываются ее серия и регистрационный номер.
• В строке "Прицепы" указывается государственный номерной знак и гаражный номер прицепа или полуприцепа, эксплуатация которых предполагается, с указанием их марки. Что касается обменных прицепов или полуприцепов, то их данные вносятся в эти графы непосредственно в местах их перецепки.
• В строку "Сопровождающие лица" вносятся личные данные (фамилия, инициалы) лиц, чьей обязанностью является сопровождение автомобиля в процессе выполнения работы. Это может быть грузчик, экспедитор, стажер и т.п.
• Раздел "Работа водителя и автомобиля" содержит данные о времени выезда транспорта с территории и его возвращении.
• В разделе "Задание водителю" уполномоченное лицо, как правило, диспетчер, указывает данные о месте назначения заказчика или подразделения, в чье распоряжение направляется водитель.
• Графа "В чье распоряжение" предполагает указание заказчика, чей заказ и подлежит выполнению соответствующим водителем и автотранспортом.
• «Время прибытия». Подразумевает четкую фиксацию (в часах и минутах) прибытия заявленного автомобиля в пункт назначения для выполнения разового поручения. Либо фиксация прибытия к месту производства, согласно графику работы автотранспорта в рамках исполнения конкретного договора.
• В разделах № 20-21 прописывается информация о том, где груз должен быть принят и куда водителю следует его доставить согласно требованиям конкретной заявки или условий договора. Другими словами, эти графы – «Адреса пунктов погрузки и разгрузки».
• В графе 22 указывают наименование груза, подлежащего перевозке. Соответственно, и название этой графы – «Наименование груза».
• Количество рейсов, которое потребуется для выполнения задания, определяемого заявкой или разовым заказом, указывается в графе № 23 «Количество поездок с грузом».
• Протяженность маршрута, в рамках которого будет производиться грузоперевозка, определяется по карте города либо на основании данных дорожных органов. Определяется километраж при помощи курвиметра или по списку расстояний, составленных с учетом данных актов перевозок. Также учет расстояния может опираться на показания спидометра автомобиля при осуществлении сезонных перевозок, зафиксированные актами автотранспортного предприятия и заказчика. Эти данные прописываются в разделе № 24 - «Расстояние».
• Строка «Перевезти тонн» содержит информацию о количестве требующего перевозки груза заказчику.

Что касается любых изменений в задание водителю, то вносить их может только автотранспортная организация, которой и принадлежит транспортное средство. И только в исключительных случаях, по предварительному согласованию с автотранспортным предприятием, это право может быть доверено заказчику.

• Лицевая сторона путевого листа содержит графу «Выдать горючее». Именно в ней прописывается необходимое для исполнения заказа количество горючего. Количество необходимых литров топлива заносится в лист прописью, и учитывает неизрасходованный остаток предыдущего дня.
• В соответствующей графе подписью диспетчера фиксируется достоверность всех указанных в путевом листе данных, включая факт наличия у водителя прав.

 

Требования к заполнению путевого листа до выезда из гаража

Последовательность внесения данных до момента выезда транспортного средства из гаража также определена.

• В раздел "Движение горючего" (графы №№ 9, 10 и 11) и в соответствующие строки техником по ГСМ (горюче-смазочным материалам), заправщиком или другим уполномоченным лицом, вносятся данные о количестве выданного горючего.
• На лицевой стороне путевого лица обязательно наличие отметки о медосмотре. Данная отметка может быть проставлена только лицом, непосредственно производящим предрейсовый медицинский осмотр, цель которого состоит в оценке состояния здоровья водителя, а также о возможности допуска последнего к управлению транспортным средством.
• Перед выездом автомобиля из гаража на линию, механик КПП (контрольно-пропускного пункта) или ОТК (отдела технического контроля) снимает текущие показания спидометра и вносит их в графу «Показания спидометра» раздела «Работа водителя и автомобиля».
• Эти же работники АТП фиксируют текущее время выезда транспортного средства и отображают эти данные в графе № 6 путевого листа - «Время фактическое» - при помощи штамп-часов. В случае их отсутствия или неисправности, время заносится вручную. Последовательность отображения данных такова: число, месяц, часы, минуты.
• «Остаток при выезде» (графа № 12 раздела «Движение горючего») заполняется также механиком КПП или ОТК. Здесь отображается фактический остаток топлива, находящегося в баках транспортного средства при выезде, а также подписью заверяется достоверность указанных сведений.
• В строках, предназначенных для отображения информации относительно технического состояния автомобиля, механиком ОТК или КПП, посредством подписи отображается ряд фактов. Это как факт передачи водителю транспорта в конкретном техническом состоянии, так и разрешение на выезд за пределы гаража. Водитель данную информацию, а также факт получения автомобиля и задания на выполнение работ, заверяет личной подписью.

 

Порядок заполнения путевого листа на линии.

К процессу внесения данных в путевой лист грузового автомобиля, находящегося на линии, также предъявляется ряд требований.

1. Порядок заполнения раздела «Последовательность выполнения задания» для формы № 4-с.

• Графа № 27 последовательно отображает номера произведенных поездок. Необходимость этого действия обусловлена последующим разнесением приложенных товарно-транспортных накладных по произведенным рейсам.
• Графы №№ 36-38 ("Номера приложенных товарно-транспортных документов (ТТД)") предназначены для отображения грузоотправителем всех номеров ТТД, имеющих отношение к конкретной поездке.
• Дата и время предъявления путевого листа грузополучателю или грузоотправителю снимаются у въездных ворот либо на КПП в пунктах погрузки-разгрузки и отображаются в графах №№ 28-30. Если контрольно-пропускной пункт либо въездные ворота отсутствуют, то данные графы не заполняются, а время прибытия на пункт разгрузки или погрузки отображается в соответствующем разделе ТТН.
• Наименование грузоотправителя заносится в графы №№ 39-40. Достоверность указанных в путевом листе сведений и реквизитов, подтверждается росписью и печатью грузоотправителя.

1. В случае возникновения обстоятельств, вызвавших простой транспорта, заполняется раздел «Простои на линии». Заносит информацию в соответствующие графы работник службы технической помощи, либо лицо, обладающее такими полномочиями. Ими прописываются причины, дата, протяженность во времени простоя. Достоверность указанных данных подтверждается подписями этих лиц.
2. Находящийся на лицевой стороне раздел «Особые отметки», подлежит заполнению в случае, если фиксации требуют сведения, формой путевого листа не предусмотренные. Это могут быть отметки ГИБДД, всевозможных дорожных служб, отметка об отказе заказчика от загрузки автомобиля и проч.

Порядок занесения данных в путевой лист при возвращении транспорта в гараж

По факту возвращения автомобиля в гараж, принят следующий порядок внесения данных в путевой лист автомобиля:

1. В разделе "Результаты работы автомобиля и прицепов" происходит отображение данных о расходе топлива, времени, проведенном в наряде, количество поездок и заездов, пройденный за время работы километраж, а также объемы осуществленных перевозок.

2. Механиком ОТК или КПП заполняется графа «Остаток при возвращении», находящаяся в разделе «Движение горючего». Здесь же техником по горюче-смазочным материалам, либо другим лицом, обладающим соответствующими полномочиями, делается отметка в графе «Сдано», подтверждающая факт сдачи водителем ГСМ.

3. После того, как водитель сдал транспортное средство механику ОТК или КПП в определенном техническом состоянии (исправном или неисправном), им ставится отметка в графе «Сдано». В свою очередь, механик ОТК или КПП своей подписью визирует прием от водителя автомобиля в том или ином техническом состоянии.

Внесение отметок в путевой лист после его сдачи водителем

Ответственный работник диспетчерской службы, либо другой специалист предприятия, наделенный такими полномочиями, производят заполнение путевого листа по определенным правилам.1. В раздел "Работа водителя и автомобиля", согласно имеющейся таблице расстояний, диспетчером вносится информация в графу «Нулевой пробег». Тут констатируют километраж, который был пройдет транспортным средством от гаража до первого пункта погрузки, а также от последнего места разгрузки обратно до гаража.

2. Разделом "Движение горючего" предусмотрено несколько граф, требующих заполнения.

Так, в графу «Коэффициент изменения нормы», диспетчером заносятся показатели, отображающие один общий коэффициент изменения нормы расхода горючего. Данный коэффициент применяется на весь день работы автомобиля и связывается с работой автотранспорта, согласно повышенным нормам расхода топлива.

Графы № 16 ("Время работы спецоборудования") и № 17 ("Время работы двигателя") предполагают внесение данных, подкрепленных соответствующими записями в прилагаемых к путевому листу ТТЛ. Данные записи, как правило, содержат сведения о времени работы спецоборудования, а также о дополнительном времени работы двигателя в особых условиях его эксплуатации. Это может быть, например, вынужденная работа двигателя во время исполнения погрузочно-разгрузочных работ. Необходимость отображения данных сведений необходима для расчета дополнительной нормы расхода топлива. Правильность внесения этой информации подтверждается подписью диспетчера.

3. Следующим шагом является заполнение раздела «Последовательность выполнения задания». Здесь диспетчером отображается общее количество поездок. Запись вносится в графу № 27, ячейка «Всего». А в строке «ТТД в количестве» отображается общее количество сданных водителем товарно-транспортных документов. Водитель в подтверждение достоверности данных о количестве сданных и принятых ТТД ставит свою роспись в графе «Сдал водитель». Диспетчер подтверждает этот факт своей подписью в строке «Принял диспетчер».

Особенности путевого листа грузового автомобиля формы № 4-п

Существует ряд особенностей внесения сведений в путевой лист формы 4-п. Они заключаются в следующем:

• Раздел «Задание водителю» заполняется диспетчером, согласно заявке или разовому заказу клиента, и требует заполнения следующих граф:

- графа № 18 «В чье распоряжение». Здесь должны быть отображены данные о заказчике, а именно, его наименование и адрес выполнения работ;

- графы №№ 19, 20. Их данные содержат информацию о плановом времени прибытия и убытия автомобиля с задания;

- графа № 21 - предполагаемое количество часов, отведенных на производство работ;

- графа № 22 – предполагаемое количество поездок.

• Отрывной талон. Его заполнение является обязанностью заказчика. Отрывной талон – основание для выставления автотранспортным предприятием счета заказчику за оказанные услуги.

Порядок заполнения отрывного талона следующий:

- согласно информации, которая содержится в предъявленном водителем путевом листе, заказчик вносит в соответствующие разделы и графы дату выдачи и номер путевого листа; наименование АТП, чьим автотранспортом осуществляется грузоперевозка, а также, указывает марки и государственные номера прибывших ТС;

- в строку «Заказчик» заносит наименование организации, Ф.И.О. лица, в силу должностных обязанностей ответственного за использование автомобиля;

- указывает фактическое время прибытия и убытия транспортных средств, в соответствующие строки;

- заполняет строки «Приложенные ТТД», в которые прописывает номера и количество транспортных документов, один экземпляр которых должен быть приложен к путевому листу;

- в соответствующей строке указывает количество произведенных рейсов;

- заверяет достоверность указанных в соответствующих строках данных своей росписью и печатью.

Стоит отметить, что вся ответственность за верное оформление путевых листов автомобилей возлагается непосредственно на руководителей организации и должностных лиц, в чьи обязанности входит контроль эксплуатации грузового транспорта, а также лиц, принимающих участие в заполнении документа.

Хранение путевых листов, согласно существующим регламентам, должно производиться совместно с ТТД, что позволяет производить их одновременную проверку.

Скачать путевой лист (форма N4-С)

Скачать путевой лист (форма N4-П)

Скачать журнал учета путевых листов (форма N8)

Оцените статью: Поделитесь с друзьями!

dispetcher-gruzoperevozok.info

Заполнение путевых листов

Первичным учетным документом, которым оформ­ляется работа автотранспортного средства, является путевой лист. Формы путевых листов, подлежащие использованию организациями, осуществляющими перевозку грузов и (или) пассажиров автомобильным транспортом, утверждены постановлением Мини­стерства финансов Республики Беларусь от 31 марта 2000 г. № 31 «Об утверждении бланков путевых листов и инструкций по их заполнению» (далее - по­становление № 31).

 

Бланки путевых листов изготовлены в соответ­ствии с Положением об основных требованиях, предъ­являемых к уровню защищенности бланков строгой отчетности, а также специальным материалам для защиты их от подделки, утвержденным постановле­нием Министерства финансов Республики Беларусь  от марта 2002 г. № 29. Указанные бланки путевых листов содержат все реквизиты и дополнены опреде­ленными элементами защиты.

 

Утвержденные в установленном порядке типовые формы путевых листов обязательны к применению всеми организациями независимо от организационно-правовой формы и индивидуальными предпринима­ли.

 

 

Служебный легковой автомобиль

 

Пунктом 1.1 Инструкции по изготовлению, учету,заполнениюи обработке путевых листов служебного легкового автомобиля, утвержденной постановлением № 31 (далее - Инструкция), установлено, что к служебным легковым автомобилям (далее - служебныйавтомобиль) относятся легковые автомобили вместимостью до 9 мест, включая место водителя, используемые в служебных целях.

 

Бланки путевых листов должны храниться у юридического лица или индивидуального предпри­нимателя и по мере потребности выдаваться под расписку лицу, ответственному за эксплуатацию служебных автомобилей. Путевые листы служебного автомобиля форм 6 и 7 выдаются водителю под рас­писку уполномоченным на то должностным лицом при условии, что предыдущий путевой лист сдан на обработку.

 

Ответственность за заполнение путевых листов и достоверность указанных в них сведений несут ру­ководитель юридического лица или индивидуальный предприниматель, чьим штампом и печатью они за­верены, а также лица, обеспечивающие эксплуатацию служебных автомобилей.

 

 

Путевые листы оформляются не только на автомо­били, принадлежащие организации, но и на личные автомобили работников, используемые в служебных целях, а также на их автомобили, взятые в аренду.

 

 

 

Форма 6 путевого листа служебного автомобиля

 

Путевой лист служебного автомобиля формы б при­меняется при использовании легкового автомобиля в служебных целях при необходимости обслуживания одного или нескольких заказчиков в течение 1 дня. Таким образом, оформление нового бланка путевого листа данной формы осуществляется ежедневно.

 

До выдачи путевого листа водителю диспетчер (или другое уполномоченное на то лицо) заполняет следующие его реквизиты:

 

• на лицевой стороне записывается дата выдачи (число, месяц, год), совпадающая с датой ре­гистрации путевого листа в журнале выдачи путевых листов водителям; наименование пред­приятия (организации), его адрес и телефон; марка автомобиля, его государственный и га­ражный номера; фамилия и инициалы водителя, его табельный номер и номер водительского удостоверения;

• в разделе «Задание водителю» указываются в соответствующих строках наименования за­казчиков или фамилии, инициалы и должности ответственных лиц предприятий (учреждений), в распоряжение которых поступает автомобиль, а также адреса подачи автомобиля. Если автомобиль заправляется в гараже перед выездом, то заправщик до выезда автомобиля на линию в разделе «Заправка топливно-смазочными материалами (ТСМ)» записывает в соответствую­щие графы марку ТСМ, номер заправочного листа, количество выданных ТСМ. Диспетчер записывает в графе «Время выезда» фактическое время выезда и заверяет все записи своей подписью или штампом в соответствующей строке. Механик (или другое уполномоченное на то лицо) записывает в соот­ветствующие графы на лицевой стороне путевого листа показания спидометра и количество топлива, находящегося в топливном баке при выезде, затем удостоверяет передачу автомобиля водителю в тех­нически исправном состоянии, разрешение на выезд и правильность всех сделанных им записей своей подписью или штампом в соответствующей строке. Водитель ставит свою подпись в строке «Водитель», удостоверяя тем самым принятие автомобиля в тех­нически исправном состоянии и получение задания на работу.

 

Во время работы автомобиля на линии в разделе «Выполнение задания» на оборотной стороне путево­го листа водителем при использовании служебного автомобиля в пределах городской черты в графах «откуда» и «куда» производится запись «По городу». В других случаях по каждой ездке указывается соответственно наименование начального и конеч­ного пунктов маршрута, а также отмечается время отправления с начального пункта и прибытия на конечный пункт. Лица, пользовавшиеся служебным автомобилем, удостоверяют правильность записей, сделанных водителем, своими подписями в соответствующих строках графы «Подпись заказ вразделе «Прочие отметки» уполномоченное на лицо записывает причину, дату и время начала и окончания простоя и подтверждает сделанную своей подписью. Сюда же записываются сведения, предусмотренные формой путевого листа (отмети органов ГАИ, Транспортной инспекции и др.).

 

При возвращении автомобиля с линии водитель строке «Автомобиль сдал» своей подписью удостоверяет сдачу автомобиля механику. Механик заполняет в соответствующих строках показания спидометра, остаток топлива в баке автомобиля и удостоверяет правильность заполнения этих реквизитов, а также прием автомобиля от водителя своей подписью. Диспетчер отмечает в соответствующей строке в левой части лицевой стороны путевого листа фактически время возвращения и удостоверяет правильностью записи своей подписью.

 

При обработке путевого листа уполномоченное на то лицо обрабатывает путевой лист и соответствующие ему документы, рассчитывает и заполняя данные реквизитов разделов «Расход топлива»,«Результаты работы автомобиля за смену» и подтверждает правильность произведенных расчетов своей подписью на оборотной стороне путевого листа. При автоматизированной обработке путевого листа разделы «Результаты работы автомобиля за смену», «Расход топлива», «Для расчетов» заполняются, т.к. их расчет производится с использованием ЭВМ.

 

 

Форма 7 путевого листа служебного автомобиля

 

Путевой лист служебного автомобиля формы 7 применяется при использовании легкового автомобиля в служебных целях при необходимости обслуживания одного заказчика в течение нескольких дней. Оформление нового бланка путевого листа данной формы осуществляется при смене заказчика либо при отсутствии места для внесения новых записей в прежнем бланке путевого листа. Заказчиком могут  выступать как сторонние организации, так и отдельные службы организации или ее работники.

 

До выдачи путевого листа водителю диспетчером на лицевой стороне путевого листа записываются дата его выдачи (число, месяц, год), совпадающая с датой его регистрации в журнале выдачи путевых листов водителям; наименование предприятия (ор­ганизации), его адрес и телефон; марка автомобиля, его государственный и гаражный номер; фамилия и инициалы водителя, его табельный номер и номер водительского удостоверения. В строке «Автомобиль направлен в распоряжение» указываются наименова­ние заказчика или фамилия, инициалы и должность ответственного лица предприятия, в распоряжение которого поступает автомобиль, а также адрес по­дачи автомобиля.

 

До выезда автомобиля на линию ежедневно за­правщик, если автомобиль заправляется в гараже перед выездом, в графу «Марка топлива» записывает марку топлива, а в графу «Количество, л» - количе­ство выданного топлива и удостоверяет правильность записи своей подписью в графе «Подпись заправщика, №чека АЗС». Диспетчер заполняет графы «Число», «Время выезда», «Показания спидометра при выезде», «Остаток топлива при выезде». Механик сопоставля­ет показания спидометра и остатка топлива в баке автомобиля при выезде, перенесенные диспетчером из предыдущего путевого листа (за предыдущий день при возвращении), с фактическими. Затем удостове­ряет передачу автомобиля водителю в технически исправном состоянии, разрешение на выезд автомо­биля и правильность всех сделанных записей в графе «Автомобиль технически исправен. Выезд разрешен». Водитель своей подписью в графе «Автомобиль в технически исправном состоянии принял» удостове­ряет принятие автомобиля в технически исправном состоянии и получение задания на работу.

 

Ежедневно при работе автомобиля на линии на оборотной стороне путевого листа в разделе «Вы­полнение задания» водителем в графе 22 (28) указы­вается число месяца. По каждому числу месяца при использовании служебного автомобиля в пределах городской черты в графах 24 (30) и 25 (31) произво­дится запись «По городу». В графе 26 (32) указывается суммарный пробег автомобиля по городу, в других случаях по каждой ездке в графах 24 (30) и 25 (31) указывается соответственно наименование началь­ного и конечного пунктов маршрута, а в графе 26 (32) - расстояние между ними. В разделе «Прочие отметки» уполномоченное на то лицо записывает причину, дату и время начала и окончания простоя и подтверждает запись своей подписью. Сюда же записываются отметки органов, контролирующих работу автомобиля.

 

При возвращении автомобиля с линии ежеднев­но водитель в графе «Автомобиль сдал» в соот­ветствующей строке своей подписью удостоверяет сдачу автомобиля механику. Механик заполняет графы «Показания спидометра при возвращении», «Остаток топлива при возвращении», удостоверяет правильность заполнения этих реквизитов, а так­же подтверждает прием автомобиля от водителя своей подписью в графе «При возвращении автомо­биль принял». Диспетчер заполняет графы «Время при возвращении», «Время в наряде» (гр. 4 = гр. 3 -гр. 2), «Суточный пробег» (гр. 7 = гр. 6 - гр. 5), «Рас­ход топлива по норме» (гр. 14 = линейная норма • гр. 7), «Расход топлива фактически» (гр. 15 = гр. 8 + гр. 12 - гр. 9), «Расход топлива - экономия, пере­расход» - экономия (+) или перерасход (-) (гр. 16 = гр. 14 - гр. 15) и удостоверяет правильность за­полненных реквизитов своей подписью в графе «Подпись диспетчера». При этом графы 4,7,14,15 и 16 заполняются при ручной обработке путевого листа. При автоматизированной обработке раздел «Для рас­четов», а также суммирующая строка раздела «Работа водителя и автомобиля» не заполняются.

 

После сдачи водителем путевого листа диспетчер при ручной обработке суммирует данные граф 4, 7, 12,14,15 и 16 за весь период действия путевого листа, производит расчет заработной платы в разделе «Для расчетов» и подтверждает правильность произведен­ных расчетов своей подписью на оборотной стороне путевого листа.

 

 

Особенности оформления

 

При поездках служебного автомобиля в пределах города, в котором находится организация (подраз­деление организации, к которому приписан автомо­биль), в графе «Маршрут следования» производится запись «По городу». Адреса маршрута следования не указываются. При поездке служебного автомобиля за пределы города, в котором находится организация, в данной графе указывается наименование начального и конечного пунктов маршрута (город, улица, дом, организация).

 

Наиболее существенной информацией, содержа­щейся в путевом листе, являются показания спидо­метра, свидетельствующие о пробеге автомобиля. Например, в некоторых случаях в путевых листах формы 6 не указываются показания спидометра, т.к. на их оборотной стороне фиксируются маршруты дви­жения в километрах между пунктами назначения.

 

Данные реквизитов «Показание спидометра при выезде» и «Показание спидометра по возвращении» путевого листа являются обязательными независимо от произведенных записей в других подтверждаю­щих документах. Снятие этих показаний позволяет сверить общий пробег за рабочий день с данными о выполнении задания по отдельным маршрутам и произвести расчет затрат на ГСМ.

 

При использовании служебного автомобиля для перевозки мелкогабаритных грузов необходимо применять путевые листы служебного легкового автомобиля формы 6 или формы 7, а не путевые листы грузового автомобиля.

 

 

Грузовой автомобиль

 

Путевой лист грузового автомобиля является основным первичным учетным документом, опреде­ляющим совместно с товарно-транспортной накладной (ТТН) при перевозке товарных грузов или актом замера (взвешивания) при перевозке нетоварных грузов показатели для учета работы грузовых авто­транспортных средств и водителя, а также данные для начисления заработной платы водителю, осущест­вления расчетов за перевозки грузов и формирования статистической отчетности.

 

Путевые листы форм 3(с) и 3(п) выдаются во­дителю под расписку уполномоченным на то лицом только на 1 рабочий день при условии сдачи водителем путевого листа за предыдущий день работы. На более длительный срок путевые листы выдаются только в том случае, если выполняются междугородные перевозки в течение более суток.

 

При работе автомобиля вне места расположения перевозчика сроком более суток в составе группы автомобилей путевые листы на весь срок получает старший группы, который ежедневно выдает путевые листы каждому водителю в отдельности после сдачи путевого листа за предыдущий день работы.

 

Выдаваемый водителю путевой лист должен иметь дату выдачи, штамп и печать перевозчика.

 

Путевой лист типовой формы 3(с)

 

На лицевой части путевого листа под названием документа записывается дата его выдачи (число, месяц, год), совпадающая с датой его регистра в диспетчерском журнале. Заполняется строка «Режим работы» (работа в будние дни, командировка, суммированный учет рабочего времени, ежеднев­ный учет рабочего времени и т.д.), в соответствии с которым производится начисление заработной платы водителю. В строке «Лицензионная карточка» записывается ее номер, если перевозки выполняются в междугородном сообщении. Обязательно записы­ваются государственный номер и марка автомобиля, а также гаражный номер автомобиля для автомати­зированного учета его работы, фамилия, инициалы водителя и номер его водительского удостоверения. Одновременно в этой строке записывается класс водителя для установления размера доплаты за классность при ручной обработке путевого листа. В строке «Табельный номер» записывается иден­тификационный номер, присвоенный водителю на предприятии. Записываются государственный номер и марка прицепа или полуприцепа, выпускаемого на линию с автомобилем, а также гаражный номер прицепа или полуприцепа для автоматизированного учета его работы.

 

Должны быть записаны время выезда и возвраще­ния автомобиля по графику; показания спидометра при выезде автомобиля на линию (переносится показание спидометра при возвращении с линии из путевого листа за предыдущий день работы).

 

Заполняются данные по заказчику. На основании заявок записывается наименование заказчика, враспоряжение которого должен прибыть водитель для выполнения задания, дата и время прибытия автомобиля к заказчику согласно его заявке или графику работы автомобиля по условиям договора соответственно. Наименование представленного к перевозке груза в соответствии с заявкой заказчика или договора должно быть указано в путевом листе, на основании чего водителем выполняется соответ­ствующая подготовка.

 

На основании справочников и таблиц расстояний, актов замера расстояний на месте или по карте курвиметром записывается расстояние в километрах между пунктами перевозки. Эти реквизиты служат для определения количества топлива для выполнения перевозки. Дежурный механик при выпуске автомо­биля на линию сверяет фактическое наличие топлива в баках автомобиля с показаниями, перенесенными диспетчером в данный путевой лист из путевого листа за предыдущий день работы, и удостоверяет своей подписью или личным штампом достоверность сделанных записей. В случае несоответствия наличия топлива в баках автомобиля при выезде показанию остатка топлива, указанному диспетчером в путевом листе, механик совместно с водителем составляет акт установленной формы, после чего в путевой лист вносится показание остатка топлива согласно акту. В нижней части путевого листа в строке «Вы­дать топлива» диспетчером записывается необходи­мое для выполнения задания количество топлива с учетом его остатка за предыдущий день, а в строке «Подпись диспетчера» диспетчер удостоверяет своей подписью правильность заполненных им реквизитов и наличие у водителя водительского удостоверения. Если автомобиль заправляется непосредственно перед выездом на линию, то заправщик в разделе «Движение ТСМ» записывает в соответствующие графы марку и количество выданного топлива или смазочных материалов и удостоверяет правильность записей своей подписью. При заправке в гараже графа 7 «Пунктзаправки» не заполняется.

 

До выезда автомобиля на линию в нижней части путевого листа медицинский работник подписью личным штампом удостоверяет возможность допуска водителя по состоянию здоровья к управлению  автомобилем. Механик указывает фактическое время выезда автомобиля на линию, также ставятся отметки об исправности автомобиля, показания спидометра. Водитель должен подтвердить подписью то, что автомобиль принят в исправном состоянии.

 

На линии записывается фактическое время при­бытия автомобиля в пункт погрузки с момента предъ­явления путевого листа для определения времени простоя под погрузкой. Записывают все номера ТТН, относящиеся к данному заезду или ездке, а в случае перевозки нетоварных грузов по групповому акту геодезического замера - номер этого акта.

 

При возвращении автомобиля записываются фак­тическое время возвращения автомобиля и показа­ния спидометра. Ставятся подписи, удостоверяющие сдачу автомобиля в исправном состоянии. В случае неисправности автомобиля оформляется заявка на ремонт.

 

После сдачи путевого листа записываются рас­стояния, коэффициент изменения нормы расхода топлива. В разделе «Последовательность выполнения задания» диспетчер записывает общее количество ездок, общее количество сданных ТТН. При автома­тизированной обработке путевых листов диспетчеру необходимо произвести кодирование информации -заполнение граф:

 

1) код режима работы;

2) код марки автомобиля;

3) код марки прицепа;

4) код марки ТСМ;

5) код причины простоя.

 

При автоматизированной обработке путевых листов разделы «Результаты работы автомобиля и прицепа» и «Для расчетов» не заполняются. При ручной обработке используются все данные из путевого листа и приложенных товарно-транспортных документов. Таксировщик заполняет данные реквизитов разделов «Результаты работы автомобиля и прицепа» и «Для расчетов».

 

 

 

Путевой лист типовой формы 3(п)

 

На лицевой части путевого листа под названием документа записывается дата его выдачи, совпа­дающая с датой его регистрации в диспетчерском журнале, заполняется наименование режима работы, указывается номер лицензионной карточки (при не­обходимости) , данные автомобиля и водителя, время прибытия к заказчику и отбытия от него. На основании заявки заказчика записывается наименование и адрес заказчика, в распоряжение которого должен при­быть водитель для выполнения задания. Указывается количество часов работы согласно заявке (заказу) или условиям договора, число ездок между пунктами погрузки и разгрузки, необходимое для выполнения задания. По согласованию с перевозчиком заказчик может изменить задание водителю с соответствующей записью в разделе «Особые отметки».

 

Дежурный механик при выпуске автомобиля на линию сверяет фактическое наличие топлива в баках автомобиля с показаниями, перенесенными диспетчером в путевой лист из путевого листа за предыдущий день работы, и удостоверяет своей подписью или личным штампом достоверность сделанных записей. В нижней части путевого листа диспетчер записывает необходимое для выполнения задания количество топлива с учетом его остатка за предыдущий день, и удостоверяет своей подписью правильность заполненных им реквизитов и наличие у водителя водительского удостоверения.

 

В отрывном талоне заказчика в соответствующих строках записываются наименование перевозчика, марка и государственный номер автомобиля и при­цепа (полуприцепа), номер путевого листа и дата его выдачи.

 

Перечисленные реквизиты в обязательном порядке отражаются и в талоне заказчика на путевом листе. Заполнение талонов производится под копирку.

 

До выезда автомобиля на линию медицинский работник подписью или личным штампом удостове­ряет возможность допуска водителя по состоянию здоровья к управлению автомобилем. Удостоверяется исправность автомобиля.

 

На линии заполняется раздел «Маршрут следова­ния», где указывается адрес начальных и конечных пунктов маршрута по каждой ездке. Заказчик по завершению работы автомобиля в отрывном талоне в соответствующие графы записывает время прибытия к заказчику и убытия от него, показа­ния спидометра. Если на автомобиле перевозились товарно-материальные ценности, то в отрывном талоне заказчиком записываются номера ТТН, указывается их количество, а также суммарное количество ездок за рабочий день. Копии ТТН прилагаются к путевому листу. Все реквизиты отрывного талона должны быть отражены и в талоне заказчика на путевом листе. Заполнение талонов производится под копирку.

 

При возвращении автомобиля указывается факти­ческое время возвращения автомобиля, количество оставшегося топлива. Все данные подтверждаются подписью.

 

После сдачи путевого листа записываются рас­стояния, коэффициент изменения нормы расхода топлива. При автоматизированной обработке пу­тевых листов диспетчеру необходимо произвести  кодирование информации - заполнение граф:

 

1) код режима работы;

2) гаражный номер автомобиля;

3) табельный номер водителя;

4) гаражный номер прицепа.

 

Затем информация заносится в компью­тер, обрабатывается по заданным алгоритмам и результаты расчетов направляются работникам соответствующих служб.

 

При автоматизированной обработке путевых листов разделы «Таксировка», «Зарплата», «Результаты работы автомобиля и прицепа» не заполняются.

 

При ручной обработке используются все дан­ные из путевого листа и приложенных товарно-  транспортных документов. Таксировщик обра­батывает путевой лист и соответствующие ему  документы, рассчитывает и заполняет реквизиты  разделов «Талон заказчика» («Расчет стоимости автоуслуг»), «Результаты работы автомобиля и прицепа», «Таксировка», «Зарплата».

 

 

Путевой лист типовой формы 4

 

На лицевой части путевого листа в соответствую­щих строках записываются:

• номер лицензионной карточки;
• номера разрешений для въезда на терри­торию иностранных государств или проезда через них транзитом и даты их выдачи;
• срок командировки водителей;
• номер и дата подачи заявки заказчиком на перевозку груза;
• дата и номер приказа перевозчика на выезд автомобиля.

 

Записывается марка автомобиля, прицепа или полуприцепа, их гаражные и государ­ственные номера, фамилии и инициалы водителей, номера их водительских удостоверений, показания спидометра при выезде автомобиля, которые пере­писываются в данный путевой лист из предыдущего. В графу 10 записываются планируемые дата и время выезда автомобиля на линию, дата и время его воз­вращения с линии.

 

Механик при выпуске автомобиля на линию сверя­ет фактическое наличие топлива в баках автомобиля с показаниями остатка топлива.

 

В нижней части путевого листа в строке «Выдать топлива» диспетчером записывается необходимое для выполнения задания количество топлива с учетом его остатка за предыдущий рабочий день.

 

До выезда из гаража записывается марка топлива, если автомобиль заправляется непосредственно перед выездом, его количество. Медицинский работник Подписью или личным штампом удостоверяет воз­можность допуска водителя по состоянию здоровья 1управлению автомобилем. Удостоверяется исправ­ность автомобиля.

 

 На линии при изменении задания записывается наименование нового заказчика. При замене водителя заполняются фамилия и табельный номер водителя. Также отражаются наименование страны, наимено­вание начального и конечного пункта, в котором на­ходится заказчик. При заправке топливом на линии указываются дата заправки, пункт заправки, марка ТСМ, количество топлива.

 

 В разделе «Опоздания, простои в пути и прочие отметки» записываются причины простоя, дата и  время начала и окончания простоя, а также делаются отметки органов ГАИ, Транспортной инспекции, заказ­чиков при отказе от загрузки автомобиля, различных дорожных, пограничных, таможенных служб и т.п. нижней части оборотной стороны путевого листа родитель удостоверяет своей подписью правильность произведенных им записей.

 

При возвращении автомобиля указываются фак­тическое время возвращения, показания спидометра, остаток топлива.

 

После сдачи путевого листа водителем по справоч­нику расстояний диспетчер записывает расстояние между начальным и конечным пунктом на территории каждой страны. Заполнение раздела «Результаты работы автопоезда», графы 43 в разделе «Выполнение задания», а также выполнение расчетов по учету топлива и начислению заработной платы водителям в разделе «Для расчетов» производится только в том случае, если обработка путевого листа осуществляет­ся вручную. Правильность расчетов подтверждается подписями лиц, производивших эти расчеты, в нижней части оборотной стороны путевого листа.

 

При автоматизированной обработке путевых ли­стов диспетчеру необходимо произвести кодирование информации - заполнение граф:

 

1) гаражный номер автомобиля, прицепа, полуприцепа;

2) табельный номер водителя;

3) код марки ТСМ.

 

Перечисленная информация заносится в компьютер, обрабатывается по заданным алгоритмам, и результаты расчетов направляются работникам соответствующих служб предприятия.

 

 

 

Виктория Литвин, экономист

Производственно-практическое издание Транспорт/ сост. Е.В. Гриценко. - Минск: КапиталМедиаГрупп, 2011

www.logists.by

Спидометр, путевой лист и расходы

«О ПОРЯДКЕ ПРИЗНАНИЯ В ЦЕЛЯХ ИСЧИСЛЕНИЯ НАЛОГА НА ПРИБЫЛЬ РАСХОДОВ НА ГСМ»

Письмо Федеральной налоговой службы Российской Федерации от 16 июля 2010 г. N ШС-37-3/6848

Из норм пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации следует, что в целях исчисления налога на прибыль в составе расходов учитываются осуществленные налогоплательщиком обоснованные затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, связанные с ведением деятельности, направленной на получение дохода.

Формы первичной документации для учета работы автомобильного транспорта утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78. Установленные указанным документом формы первичных учетных документов по учету работы транспортных средств (N ЭСМ-2 "Путевой лист строительной машины", N 3 "Путевой лист легкового автомобиля", N 3 спец. "Путевой лист специального автомобиля", N 4-С "Путевой лист грузового автомобиля" и др.) содержат строки для всей информации, необходимой для идентификации перевозки и определения ее параметров, в том числе и показатели спидометра.

Показатели спидометра используются для определения (подтверждения) пробега автомобиля, который по совокупности с данными о потреблении топлива напрямую определяет расчетную величину израсходованного топлива. Стоимость топлива, использованного в отчетном периоде для осуществления деятельности, направленной на получение дохода, согласно подпункту 5 пункта 1 статьи 254 Кодекса учитывается при определении налоговой базы по налогу на прибыль в составе материальных расходов.

В случаях, если показания спидометра в конкретном периоде времени не могут достоверно отражать фактический пробег автомобиля (например, в результате выхода спидометра из строя), то данное обстоятельство должно быть задокументировано и соответствующим образом отражено в поле "показания спидометра" соответствующей формы путевого листа. При этом фактический пробег автомобиля может быть подтвержден иными документами, в частности, объективно (результаты измерений) отражающими расстояние, которое было преодолено автомобилем с неисправным спидометром. Для признания таких документов первичными для принятия их данных в целях налогового учета, они должны иметь обязательные реквизиты, установленные статьей 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". Факты начала использования приборов после их ремонта также требуют документирования с отражением начального значения показателя спидометра.

www.pravowed.ru

Особенности применения путевых листов | Респект: Учет путевых листов и ГСМ

Практически каждая организация использует в своей работе автомобильный транспорт. Поэтому бухгалтеру приходится сталкиваться в своей работе с путевыми листами. Зачем нужен этот документ, как его правильно оформить и сколько хранить?

Зачем нужен путевой лист?

Затраты на приобретение горюче-смазочных материалов (ГСМ) составляют существенную часть расходов организаций, которые используют в своей работе автомобильный транспорт. Ведь бензин, дизельное топливо, сжатый природный газ являются основными “продуктами питания” для автомобиля.

Расходы на приобретение ГСМ, связанных с обслуживанием перевозочного процесса, в бухучёте относятся к расходам по обычным видам деятельности (п. 7, 8 ПБУ 10/99). Для целей налогового учёта затраты на горючее признаются расходами при условии, что его приобретение обосновано и документально подтверждено (ст. 252 НК РФ). Как видим, организация должна иметь документы, подтверждающие производственную направленность затрат на ГСМ, так того требует и законодательство о бухучёте, и Налоговый кодекс.

Для документального подтверждения расходов на ГСМ наличия лишь чеков АЗС недостаточно. Ведь чек свидетельствует только о факте приобретения горючего. А расходуется оно в том случае, если транспортное средство организации находилось в разъездах. Следовательно, для того, чтобы включить ГСМ в состав расходов, необходимо оформить документ, подтверждающий поездки автомобиля, в ходе которых приобретённое горючее было использовано. В документе необходимо указать:

• маршрут и цель поездок, чтобы обосновать их производственную направленность;
• путь, пройденный автомобилем, на основании показаний спидометра;
• количество горючего, которое было израсходовано в ходе поездок.

Таким образом, о том, что ГСМ было действительно использовано для определённого автомобиля в производственных целях, можно узнать только из путевого листа. При отсутствии этого документа или его неправильном оформлении включать затраты на горючее в состав расходов в целях налогообложения прибыли неправомерно.

Унифицированные формы...

Все хозяйственные операции в бухгалтерском учёте организации должны оформляться оправдательными документами. Эти документы являются первичными учётными документами, на основании которых, собственно, и ведётся бухгалтерский учёт (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ “О бухгалтерском учёте”).

Около десяти лет назад тогда ещё Госкомстат России утвердил и ввёл в действие с 1 декабря 1997 года унифицированные формы первичной учётной документации по учёту работ в автомобильном транспорте (постановление Госкомстата России от 28.11.97 № 78; далее — постановление № 78).

Для учёта работы легковых автомобилей была предусмотрена типовая межотраслевая форма № 3 “Путевой лист легкового автомобиля”.

Транспортные компании, которые перевозят пассажиров, составляют путевые листы по формам:

Для грузовых машин предусмотрены отдельные формы путевых листов — форма № 4-С (сдельная) и № 4-П (повременная). При перевозке товарных грузов они выдаются водителю вместе с товарно-транспортной накладной.

...и обязательно ли их применять?

Специалисты Федеральной службы государственной статистики подчёркивают, что формы путевых листов носят обязательный характер для организаций любых форм собственности (письмо Росстата от 03.02.05 № ИУ-09–22/257).

А вот у специалистов Минфина не так давно сложилось иное мнение. Они считают, что применять унифицированные формы путевых листов должны в обязательном порядке только автотранспортные организации. Такая точка зрения высказана, в частности, в письмах Минфина от 20.09.05 № 03-03-04/1/214 и от 07.04.06 № 03-03-04/1/327. А вот организации, осуществляющие иные виды деятельности, по мнению чиновников, могут разработать свою форму путевого листа. При этом минфиновцы напоминают, что в ней должны быть отражены все обязательные реквизиты, о которых говорится в пункте 2 статьи 9 закона о бухучёте.

На наш взгляд, с таким выводом Минфина можно поспорить. Как мы уже отмечали, унифицированные формы путевых листов являются типовыми межотраслевыми формами. Соответствующее указание содержится в правом верхнем углу каждой такой формы. Это значит, что такие документы должны использовать организации всех отраслей народного хозяйства при учёте работы как собственного, так и арендуемого автотранспорта. А разрабатывать собственные формы документов организация может в том случае, если их нет в альбоме унифицированных форм.

Добавим к этому и то, что требование о наличии у водителя путевого листа “в установленных случаях” содержится в пункте 2.1.1 правил дорожного движения. И пока неизвестно, как относятся сотрудники ГИБДД к “самодеятельным” документам.

Основные правила оформления

Путевой лист следует оформлять на каждый автомобиль, который организация использует в своей деятельности. Это в равной степени относится как к собственному транспорту компании, так и к арендованным автомобилям.

Кроме того, путевой лист оформляется и в том случае, если работник использует собственный автомобиль в служебных целях. Для получения компенсации за использование собственного автотранспорта сотрудник кроме прочих документов должен представлять в бухгалтерию и путевые листы. Об этом говорится в письме МНС России от 02.07.04 № 04-2-06/419.

Обычно путевой лист выдаётся только на один день или смену. После окончания рабочего дня оформленный должным образом путевой лист сдаётся в бухгалтерию организации. Бухгалтер должен подшить его в специальную папку и хранить не менее пяти лет.

Выписывать путевой лист на неделю или на месяц не рекомендуется. Исключением является случай, когда водитель направляется в командировку, длительность которой превышает одни сутки (смену). Однако существуют прецеденты, когда судьи вставали на сторону организаций, которые составляли путевые листы один раз в месяц. В качестве примера можно привести постановление ФАС Северо-Западного округа от 05.04.04 по делу № А56–22408/03. Правда, в этом решении судьи отметили, что составление путевого листа не за день или за смену, а за более длительный промежуток времени возможно в том случае, если путевой лист не является основанием для расчёта заработной платы водителям, а предназначен в первую очередь для учёта операций, связанных с перевозками, и оформления операций с третьими лицами.

Главное финансовое ведомство теперь также придерживается той точки зрения, что путевой лист “может выписываться с такой регулярностью, чтобы на его основании возможно было судить об обоснованности произведённого расхода”. Иначе говоря, чиновники считают, что не будет считаться нарушением, если организация сможет организовать учёт отработанного водителем времени и израсходованного горючего по путевым листам, оформленным не на каждый день, а на более длительный срок (письмо Минфина России от 16.03.06 № 03-03-04/ 2/77).

Для тех, кто оформляет путевые листы по унифицированной форме, напомним, что в ней не должно быть незаполненных реквизитов. Ответственность за правильное заполнение путевого листа несут руководитель организации, а также те лица, которые отвечают за эксплуатацию автомобиля и участвуют в заполнении этого документа. Если путевой лист будет составлен с нарушениями, то включить затраты на приобретение горючего в состав расходов в целях налогообложения прибыли нельзя.

“Путёвка” для легкового автомобиля

Бухгалтерам чаще приходится сталкиваться с путевыми листами легковых автомобилей (форма № 3). Порядок заполнения этой унифицированной формы разъяснён в письме Росстата от 03.02.05 № ИУ-09–22/257.

Начнём с того, что в оформлении путевого листа участвуют три должностных лица — диспетчер, механик и водитель. В транспортных организациях путевые листы выписывает диспетчер, в остальных организациях — уполномоченное на то лицо.

Составляется путевой лист в одном экземпляре. В нём диспетчер указывает:

• номер, серию путевого листа и дату его составления;
• наименование организации, её адрес и телефон;
• марку и государственный номерной знак автомобиля;
• фамилию, имя, отчество водителя, а также его гаражный и табельный номер;
• номер водительского удостоверения и класс автотранспортных средств, которыми имеет право управлять водитель;
• задание водителю и адрес подачи;
• время выезда из гаража и время возвращения в гараж.

Если организация осуществляет лицензируемые виды перевозок, по строке “лицензионная карточка” делают соответствующую отметку, а также указывают регистрационный номер и серию карточки. Если же автомобиль используется исключительно для управленческих нужд организации, то в этой строке ставится прочерк. На путевом листе должен стоять штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.

Информация о выданном водителю путевом листе вносится в специальный журнал. Унифицированная форма (форма № 8) этого журнала приведена в постановлении № 78.

Графы “Показания спидометра” и “Показания спидометра при возвращении в гараж” заполняет механик и заверяет их своей подписью. Причём показание спидометра на начало очередного дня должно совпадать с показанием на конец предыдущего дня. Разница между показаниями спидометра на начало и на конец дня должна соответствовать дневному пробегу автомобиля. Кроме того, механик указывает марку горючего, а также отражает поступление и использование ГСМ.

Специалисты Росстата подчёркивают, что заполнять раздел “Движение горючего” нужно в полном объёме по всем реквизитам на основании фактических затрат и показателей приборов. Выполнять это требование необходимо для того, чтобы расходы на ГСМ можно было включить в состав расходов как в бухгалтерском, так и в налоговом учёте.

В транспортной организации водитель автомобиля получает горючее по заправочному листу, номер которого необходимо указать в путевом листе в соответствующей строке.

В обычной организации водитель нередко заправляется на автозаправочной станции за наличный расчёт и предъявляет в бухгалтерию чек ККТ. В чеке указывается дата и время заправки, а также порядковый номер чека. Этот порядковый номер можно указать по строке “Заправочный лист”. В табличной части путевого листа указывается количество литров горючего, которое было залито в бензобак при заправке автомобиля. Остаток топлива при выезде из гаража и при возвращении в гараж указывается на основании показания приборов о количестве горючего в бензобаке легкового автомобиля.

Показатель “Расход горючего по норме” указывают в соответствии с теми нормами расхода топлива, которые утверждены в организации приказом руководителя.

Нормы расхода топлива могут быть рассчитаны на основании:

• руководящего документа Минтранса России от 29.04.03 № Р3112194-0366–03. Заметим, что этот документ носит рекомендательный характер и действует до 1 января 2008 года;
• технической документации завода-изготовителя на конкретную модель и модификацию эксплуатируемого автомобиля;
• контрольных замеров, проводимых для конкретных условий эксплуатации (например, в черте города с частыми технологическими остановками).

Для легковых автомобилей устанавливается, как правило, базовая норма на 100 км пробега. Особенности эксплуатации машины, связанные с дорожно-транспортными, климатическими и другими факторами, учитываются путём применения к базовым нормам поправочных коэффициентов.

Чтобы определить нормативный расход горючего, нужно количество пройденных за день километров умножить на количество литров топлива по норме на 100 км. А полученное значение разделить на 100.

Пример 1

Организация использует в производственной деятельности легковой автомобиль (модель ИЖ-2125). Утверждённая организацией для этой модели норма расхода топлива на 100 км составляет 10 л. Автомобилем за день пройдено 250 км. Следовательно, расход топлива по норме равен 25 л (250 км 5 10 л : 100 км).

Нормы расхода топлива и смазочных материалов используются для ведения оперативной и статистической отчётности, планирования потребности организации в топливе и смазочных материалах на последующий период, обеспечения режима экономии и рационального использования потребляемых нефтепродуктов. Важно отметить, что в целях налогообложения прибыли не предусмотрено каких-либо нормативов для признания расходами затрат на ГСМ. Нет отсылок к нормативам ни в статье 254 “Материальные расходы” НК РФ, ни в подпункте 11 пункта 1 статьи 264 кодекса, в котором речь идёт о расходах на содержание служебного автотранспорта. Поэтому траты на горючее и смазочные материалы, обусловленные производственными и технологическими целями, относятся к материальным расходам или к прочим расходам (в части затрат на содержание служебного автотранспорта) в размере фактических затрат.

Правда, нужно быть готовыми к тому, что, если фактические расходы на ГСМ будут значительно превышать установленные Минтрансом нормы, налоговики могут признать такие расходы экономически необоснованными. И тогда организации, возможно, придётся отстаивать свою позицию в суде.

Фактический расход топлива определяют расчётным путём. Для этого к остатку топлива при выезде нужно прибавить выданное по заправочному листу количество литров горючего и вычесть остаток топлива, который имеется в бензобаке при возвращении автомобиля в гараж.

Пример 2

При выезде автомобиля из гаража остаток топлива составлял 10 л, выдано по заправочному листу — 40 л, остаток топлива при возвращении — 5 л. Следовательно, фактический расход топлива составляет 45 л (10 + 40 – 5).

В том случае, если расход топлива по норме превышает его фактический расход, образуется экономия топлива. Если же фактический расход оказался больше расхода топлива по норме, возникает его перерасход.

Информацию о работе автомобиля в течение дня в путевой лист вносит водитель.

На оборотной стороне путевого листа он указывает маршрут следования транспортного средства. Его необходимо записывать по всем пунктам следования автомобиля. По каждому пункту следования необходимо указать адрес, время выезда и возвращения, а также количество километров, которое прошёл легковой автомобиль до пункта назначения. Не допускается вместо описания маршрута следования делать записи “по служебному заданию” и другие записи аналогичного характера. Обращаем внимание на то, что отсутствие в путевом листе информации о маршруте зачастую является основной причиной, по которой налоговики отказываются признавать расходы на ГСМ.

В колонке “Код заказчика” указывается код, присвоенный организацией определённому заказчику. В обычной (не транспортной) организации используемый в служебных целях автомобиль может предоставляться различным сотрудникам (генеральному директору, руководителю отдела продаж или отдела поставок, главному бухгалтеру, кассиру, курьеру и т. д.). В этом случае вместо кода заказчика можно указать должность и фамилию сотрудника организации, который воспользовался автомобилем, или табельный номер этого сотрудника.

В конце дня водитель заполняет раздел “Результат работы автомобиля за смену”. В нём водитель должен указать время работы и количество пройденных километров.

Пример 3

Организация, находящаяся в Москве (адрес головного офиса: ул. Образцова, д. 17), использует в служебных целях легковой автомобиль Audi A6 2.6. Для учёта работы автомобиля организация использует типовую межотраслевую форму № 3 “Путевой лист легкового автомобиля”. Автомобиль работает с кондиционером в условиях городской черты (возможен простой в “пробках”). С учётом этих факторов базовая норма расхода бензина (10 л на 100 км) скорректирована на поправочные коэффициенты и установлена равной 13,2 л на 100 км.

5 июня 2006 года директор организации Фролов А. В. на автомобиле ездил в филиал, расположенный на ул. Покровка, д. 2, после этого к поставщику, который находится по адресу ул. Госпитальный вал, д. 5.

За этот день водитель автомобиля заполнил оборотную сторону путевого листа так, как показано в образце.

Помимо списания использованного горючего путевой лист в установленных случаях необходим для начисления заработной платы водителю. В этих целях раздел “Расчёт заработной платы” заполняется работниками бухгалтерии.

Если заработная плата водителю начисляется повременно, то её сумму указывают по строке “За часы, руб. коп.”. Для этого количество отработанных за день (смену) часов умножают на часовую тарифную ставку водителя.

Если же заработная плата водителя является сдельной, то бухгалтер сумму зарплаты отражает по строке “За километраж, руб. коп.”. Для этого количество километров, пройденных за день, умножают на сдельную ставку.

Путевой лист индивидуального предпринимателя

Для предпринимателей, которые занимаются перевозками или используют личный транспорт для осуществления предпринимательской деятельности, предусмотрены иные формы путевых листов. Они утверждены приказом Минтранса России от 30.06.2000 № 68 и включают в себя следующие формы:

Путевые листы по этим формам предприниматель должен оформлять независимо от того, сидит ли он сам за рулём транспортного средства или автомобилем управляет работник по найму.

Выписывать путевые листы предприниматель может самостоятельно или поручить это своему сотруднику. Как и в организациях, путевой лист предпринимателю предпочтительнее оформлять на один день. А на более длительный срок “путёвка” может быть составлена только в том случае, если водитель выполняет задание в течение более одних суток или смены вне места постоянной стоянки автотранспортного средства.

Выданные путевые листы регистрируются в специальном журнале, форма которого приведена в приложении № 4 к приказу № 68. Заполнять путевые листы предприниматель должен в соответствии с тем порядком, который описан в приложении № 5. Использованные путевые листы, а также до конца заполненный журнал регистрации путевых листов предприниматель обязан хранить в течение пяти лет.

avtouchet.ru

Путевые листы нужно заполнять верно

В правилах заполнения путевых листов — документов, с которыми в работе сталкивается каждое второе учреждение, — не все однозначно. Периодически при их оформ-лении и учете у бухгалтера возникает много вопросов, на которые в действующих нормативных актах нет ответа. Наш материал поможет разобраться в ситуации и избежать возможных ошибок.

Что такое путевой лист?

Для начала определимся, что путевой лист – это основной первичный документ для учета пробега, списания топлива, маршрута автомобиля и работы водителя, который должен выдаваться ему ежедневно (при необходимости). Унифицированная форма этого документа утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78.

Требование о наличии путевого листа содержится в пункте 59 Инструкции по бюджетному учету и подпункте 5.4 пункта 5 приказа Минтранса России от 9 марта 1995 г. № 27. Кроме этого в пункте 2.1.1 Правил дорожного движения, которые утверждены постановлением Правительства РФ от 23 октября 1993 г. № 1090, сказано, что водитель в установленных случаях должен иметь при себе путевой лист, лицензионную карточку и документы на перевозимый груз, а также страховой полис обязательного страхования гражданской ответственности.

За отсутствие у водителя путевого листа его могут оштрафовать по статье 12.3 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Следует обратить внимание, что форма применяемого путевого листа зависит от типа транспортного средства.

Например, для легковых автомобилей применяют форму 0345001, а для грузовых – формы путевого листа 0345004 и 0345005.

Читайте по теме в электронном журнале

Порядок оформления

Путевой лист выписывает диспетчер или другой работник, уполномоченный на это руководителем учреждения.

Как правило, рассматриваемый документ выписывают только на один день (смену) работы водителя. Следующий путевой лист выдают при условии, что водитель сдал документ за предыдущий день работы. Если работник направлен в командировку и выполняет работу более одних суток, путевой лист можно выписать на необходимое количество дней. Выписывают путевые листы в одном экземпляре и хранят пять лет.

Отметим, что данные, связанные с работой автомобиля (например, данные о времени простоя), в путевой лист заносит водитель и заверяет своей подписью. Ответственность за правильное заполнение документа несут руководитель учреждения, а также те лица, которые отвечают за эксплуатацию автомобиля и участвуют в оформлении этого документа.

Показания спидометра

Механик или иной работник, назначенный руководителем, ежедневно проверяет и фиксирует показания спидометра транспортного средства в путевом листе (в графах «Показания спидометра» и «Показания спидометра при возвращении в гараж»). Разумеется, показания спидометра в путевом листе на начало дня должны совпадать с показаниями на конец предыдущего дня работы автомобиля. На основании данных этих граф определяют нормативное количество израсходованного горючего исходя из фактического пробега автомобиля и норм расхода топлива, утвержденных приказом руководителя.

Заполняем реквизиты

В рассматриваемом документе должны быть указаны его порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать учреждения, на балансе которого числится автомобиль. Непременно указывают марку и государственный регистрационный номер автомобиля. Если на автомобиле осуществляют лицензируемые виды перевозок, то по строке «Лицензионная карточка» делается соответствующая отметка. Если автомобиль используется только для управленческих нужд, в указанной строке ставят прочерк.

На оборотной стороне путевого листа указывают маршрут следования автомобиля: пункт назначения, время выезда и возвращения, а также количество пройденных километров. Эти показатели служат основанием для списания стоимости израсходованного бензина, а также заработной платы водителя автомобиля в расходы по смете на содержание учреждения.

Не забудьте, если в документе не указана информация о маршруте следования, то, по мнению специалистов главного финансового ведомства, это не позволяет подтвердить факт использования автомобиля для нужд учреждения (письмо Минфина России от 20 февраля 2006 г. № 03-03-04/1/129). На том, что каждый пункт следования должен быть отмечен в путевом листе, настаивают и в Росстате (письмо от 3 февраля 2005 г. № ИУ-09-22/257).

Графу «Код заказчика» заполняют, если автомобиль используется для обслуживания сторонних заказчиков.

В разделе «Результат работы автомобиля за смену» бухгалтер делает начисление зарплаты водителю. Если зарплату начисляют по повременной системе оплаты труда, то указывают количество отработанных часов. Сумма начисленной зарплаты указывается в строке «За часы, руб., коп.». Если же зарплату водителю начисляют по сдельной системе оплаты труда в зависимости от пройденных километров пробега, то сумму зарплаты вписывают в строку «За километраж, руб., коп.». Начисление заработной платы водителю бухгалтер подтверждает своей подписью. См. пример заполнения путевого листа легкового автомобиля.

Нужен ли медосмотр водителей?

Каждое учреждение, которое эксплуатирует транспортные средства, обязано проводить предрейсовые и послерейсовые медицинские осмотры водителей. Такая обязанность возложена на них в соответствии с пунктом 1 статьи 20 и статьей 23 Федерального закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения». Отметим, что Минздрав России совместно с Минтрансом России утвердили Методические рекомендации «Об организации проведения предрейсовых медицинских осмотров водителей транспортных средств» (см. письмо Минздрава России от 21 августа 2003 г. № 2510/9468-03-32). Этот документ регламентирует порядок проведения медосмотров водителей и в первую очередь должен помочь учреждению правильно организовать этот процесс.

На путевой лист ставится штамп, в котором указываются дата и точное время прохождения медицинского осмотра, фамилия, инициалы и подпись медицинского работника, проводившего обследование. Штамп ставят только при отсутствии симптомов заболевания, нахождения водителя в нетрезвом состоянии и т. п.

Предрейсовые медосмотры может проводить только персонал, имеющий соответствующий сертификат, а также медицинские учреждения при наличии лицензии. Эта позиция также подтверждается и судебной практикой (постановление ФАС Уральского округа от 1 августа 2005 г. № Ф09-3196/05-С7).

Напомним, что отсутствие штампа о прохождении предрейсового осмотра может быть квалифицировано как нарушение законодательства об охране труда. В этом случае должностных лиц могут оштрафовать на сумму от 1000 руб. до 5000 руб. (ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

Медосмотр – допуск к работе водителя

Перед выездом каждый водитель должен пройти медосмотр. Только после этого водителя допускают к работе. У водителя не должно быть:

• жалоб на состояние здоровья;
• объективных признаков заболеваний;
• нарушений функционального состояния организма;
• признаков употребления спиртных напитков, наркотических и других психотропных веществ;
• нарушений режима труда и отдыха.

Результаты такого осмотра в обязательном порядке вносят в специальный журнал.

Вносим исправления

Поскольку путевой лист признается первичным учетным документом, при внесении в него исправлений следует руководствоваться пунктом 4 Инструкции № 25н и пунктом 5 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.

Вносить изменения в первичные учетные документы можно, но лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций. Это должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали соответствующие документы, с указанием даты внесения исправлений. Поэтому исправление (например, нормы расхода бензина) должно быть подтверждено подписью водителя и механика (или иного уполномоченного лица).

Регистрация путевых листов

Работник, выдавший водителю путевой лист, регистрирует его в журнале учета путевых листов по форме 0345008, утвержденной постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. Номер и дата выдачи документа должны соответствовать дате его регистрации в этом журнале. В каждой строке журнала последовательно записывают номер путевого листа, дату его выдачи, данные водителя, а также ставят свои подписи водитель и диспетчер с указанием даты приема диспетчером путевого листа от водителя. См. пример заполнения этого регистра учета.

Путевые листы – основание для списания ГСМ

Списание ГСМ бухгалтерия производит ежемесячно. Следует помнить: чтобы отразить в бухгалтерском и налоговом учете такие затраты, учреждение должно их документально подтвердить.

Так, по мнению финансистов, для целей налогового учета расходы на покупку бензина для служебных легковых автомобилей должны удовлетворять требованиям, установленным пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ, и могут быть подтверждены именно путевыми листами и кассовыми чеками на покупку топлива. В частности, такая позиция высказана в письме Минфина России от 4 сентября 2007 г. № 03-03-06/1/640.

После того как бухгалтер получил путевые листы, он проверяет правильность их оформления и производит списание израсходованного водителем бензина (п. 59 Инструкции № 25н). Для расчета затрат на ГСМ необходимо, чтобы в путевом листе был определен фактический пробег автомобиля и расход топлива.

Имейте в виду: во время проверок, при отсутствии в документе необходимой информации (а то и вовсе самого документа) контролеры признают расходы неподтвержденными.

Дополнительно отметим, что если учреждение выплачивает своему работнику компенсацию за использование им личного автомобиля для служебных поездок, то обоснованность расходов также подтверждают путевыми листами. На этом настаивает Минфин России в письме от 16 ноября 2006 г. № 03-03-02/275.

Актуальные вопросы по правилам выписки путевых листов

Пожалуй, каждый бухгалтер, который учитывает путевые листы, задавался вопросами: можно ли выписывать этот документ на срок больше одного дня и можно ли использовать нетиповую его форму и т. д.? Ответим и на них.

Срок действия документа

Первичные документы следует составлять таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании возможно было судить об обоснованности произведенного расхода.

По мнению Росстата, высказанному в письме от 3 февраля 2005 г. № ИУ-09-22/257, путевой лист выписывают только на один день или смену. На более длительный срок он выдается в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены).

Однако в письме от 3 февраля 2006 г. № 03-03-04/2/23 Минфин России высказал следующую позицию. Путевой лист можно выписывать и на более длительный срок, например, на неделю или даже на месяц. Правда, и в этом случае он должен обеспечивать учет отработанного времени и расхода горюче-смазочных материалов. И документ также будет подтверждать расходы учреждения (в том числе и как налогоплательщика) на ГСМ. Не забудьте, приняв подобное решение, утвердить его в учетной политике.

Есть прецеденты, когда судьи поддерживали организации, которые составляли путевые листы один раз в месяц (постановление ФАС Северо-Западного округа от 5 апреля 2004 г. № А56-22408/03).

Обратим внимание, что все эти разъяснения были сделаны в отношении путевых листов, которые подтверждали обоснованность учета расходов на ГСМ при исчислении налога на прибыль. Поэтому проверяющие органы могут сослаться на положения Инструкции № 25н, согласно которым бюджетные учреждения обязаны применять унифицированные формы первичных учетных документов. Перечень форм документов класса 03 Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД) включает и формы путевых листов, предусмотренных для заполнения на один день.

Таким образом, во избежание конфликтных ситуаций с контролирующими органами все-таки рекомендуем составлять путевой лист ежедневно.

Об использовании произвольной формы

В письмах Минфина России от 7 апреля 2006 г. № 03-03-04/1/327, от 16 марта 2006 г. № 03-03-04/2/77 указано, что путевые листы установленной формы обязаны составлять только автотранспортные предприятия. Остальные организации (учреждения) могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего расходы на ГСМ, в котором должны быть отражены все обязательные реквизиты, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.

Однако в пункте 59 Инструкции № 25н установлены для списания ГСМ конкретные унифицированные формы (утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78), которые должны использовать именно бюджетные учреждения.

Состав комплекта унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте распространяется на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность по эксплуатации автотранспортных средств, и носит обязательный характер для автотранспортных учреждений.

Поэтому рекомендуем не отступать от требований Инструкции № 25н и использовать унифицированные формы путевых листов. Если необходимо дополнить форму новыми реквизитами, не забудьте отразить это в учетной политике учреждения.

www.budgetnik.ru

Как правильно заполнить путевой лист

Привезти товары на свой склад, обеспечить производство сырьем или доставить готовую продукцию покупателю. Что в этом сложного? Конечно, ничего! Главное - правильно заполнить путевой лист, чтобы не было проблем с подтверждением расходов.

Путевой лист автомобиля является основным первичным документом, который, так же как и товарно-транспортная накладная, содержит данные для осуществления расчетов за перевозки грузов, списания ГСМ на себестоимость и начисления заработной платы водителю.

Формы путевых листов для юридических лиц установлены постановлением Госкомстата России от 28.11.97 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте". Так, например, для легкового автомобиля используется форма N 3, для грузового - формы N 4-с и N 4-п, для автобусов - форма N 6 и т.д.

Для индивидуальных предпринимателей путевые листы также являются обязательными. Их формы приведены в приказе Минтранса России от 30.06.2000 N 68 "О введении путевой документации для индивидуальных предпринимателей, осуществляющих перевозочную деятельность на автомобильном транспорте".

Согласно Уставу автомобильного транспорта РФ путевой лист удостоверяет принадлежность транспортного средства данному юридическому (физическому) лицу, осуществляющему перевозки.

Путевой лист дает право водителю на выезд автомобиля из гаража (места стоянки) на дороги общего пользования для выполнения установленного в нем задания, а также на въезд автотранспортного средства и находящихся в нем лиц, указанных в путевом листе, на территорию грузоотправителя или грузополучателя, если для этого не требуется специального пропуска.

При приеме груза к перевозке водитель-экспедитор предприятия-перевозчика предъявляет грузоотправителю водительское удостоверение и путевой лист.

ПОРЯДОК ЗАПОЛНЕНИЯ ПУТЕВОГО ЛИСТА ОРГАНИЗАЦИЯМИ

Порядок заполнения путевых листов грузового автотранспорта изложен в приложении 7 к инструкции Минфина СССР, Госбанка СССР, ЦСУ СССР и Минтранса РСФСР от 30.11.83 N 156/354/7 "О порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом". В настоящее время это единственный действующий документ, описывающий правила оформления путевого листа.Путевой лист выдается водителю под расписку только на один рабочий день (смену) при условии сдачи путевого листа за предыдущий день работы. Водитель не должен участвовать в заполнении путевого листа, за исключением строк о приеме и сдаче автомобиля механику.

Поскольку преобладающая часть грузоперевозок в настоящее время выполняется небольшими организациями, в которых, как правило, используется повременная оплата труда водителей (основная заработная плата состоит из месячного оклада), для примера заполнения взята форма путевого листа N 4-п.

Оформление путевого листа до выдачи его водителю обычно осуществляется диспетчером организации-перевозчика. Если поставщик или покупатель перевозят товар собственным или арендованным автотранспортом, то путевой лист оформляют специально назначенные сотрудники этих организаций.

При заполнении путевого листа диспетчер присваивает ему номер и записывает дату выдачи, которая должна соответствовать дате его регистрации в Журнале учета движения путевых листов (форма N 8, установлена Постановлением Госкомстата России N 78). В каждой строке журнала последовательно записываются номер путевого листа, дата его выдачи, ФИО водителя и его табельный номер, гаражный номер машины и проставляются подписи водителя и диспетчера с указанием даты приема диспетчером путевого листа от водителя.

Затем в путевой лист вписывается название организации, ее адрес, телефон и в специальном поле - код ОКПО. В поле "Режим работы" указывается код, соответствующий режиму работы (работа в будние дни, командировка, суммированный учет рабочего времени, работа по графику и т.д.), в соответствии с которым производится начисление заработной платы водителю.

В строках "Колонна" и "Бригада" указываются номера (если они есть на предприятии) тех колонны и бригады, в которых работает водитель. В строках для сведений об автотранспортном средстве приводится его марка, государственный регистрационный номер и гаражные номера автомобиля и прицепов. В строках, отведенных для сведений о водителе, указываются его фамилия, имя и отчество, табельный номер, номер водительского удостоверения и класс. В строках о лицензионной карточке отражаются сведения о ее виде (стандартная, ограниченная), регистрационном номере и серии.

В строке "Сопровождающие лица" записываются фамилии и инициалы лиц, сопровождающих автомобиль для выполнения задания (грузчики, экспедиторы и т.д.).

Раздел "Работа водителя и автомобиля" предназначен для сведений о выезде и возвращении автомобиля по графику.

В разделе "Задание водителю" в графе 18 "В чье распоряжение" на основании заявки заказчика диспетчер указывает наименование заказчика, в распоряжение которого должен прибыть автомобиль для выполнения задания. В графах 19 и 20 отмечается время прибытия автомобиля к заказчику и его убытия согласно заявке или графику работы по договору. В графах 21 и 22 на основании заявки или разового заказа отражается количество часов и ездок с грузом, необходимых для выполнения задания.

Право изменения задания, указанного в разделе "Задание водителю", имеет только автотранспортное предприятие. Только в исключительных случаях заказчик может по согласованию с автотранспортным предприятием изменить задание с соответствующей записью в строках "Особые отметки". Здесь же делается запись в случаях использования автомобиля по специальному назначению, например, органами милиции, а также отражаются сведения, не предусмотренные формой путевого листа (отметки ГАИ, заказчиков при отказе от загрузки автомобиля, различных дорожных служб и т.д.).

В строке "Выдать горючее" диспетчер записывает прописью количество горючего, необходимое к выдаче для выполнения задания с учетом остатка горючего предыдущего дня работы.

Получив от диспетчера путевой лист, водитель проходит обязательный предрейсовый медосмотр. Медработник, проверяющий пригодность водителя по состоянию здоровья, ставит свою подпись в поле "Водитель по состоянию здоровья к управлению допущен". Если предприятие большое, то оно может иметь в своем составе медсанчасть, при ее отсутствии медработник обычно является совместителем.

До выезда из гаража на путевом листе заправщик (при заправке на самом предприятии), техник по горюче-смазочным материалам или специально назначенное лицо (в нашем примере - механик) в разделе "Движение горючего" в графах 9, 10, 11 соответствующих строк записывает марку и количество выданного горючего, а также серии и номера выданных талонов на горючее. Количество горючего, выданного талонами, приравнивается к горючему в натуральном выражении.

В разделе "Работа водителя и автомобиля" в графе 7 "Показание спидометра" механик фиксирует показание спидометра при выезде автомобиля из гаража, а в графе 8 "Время фактическое" проставляет фактическое время выезда автомобиля из гаража на задание.

В разделе "Движение горючего" в графе 12 "Остаток при выезде" механик записывает количество горючего, находящееся в баках автомобиля при выезде, и ставит свою подпись. Например, в баке автомобиля оставалось 10 л с предыдущего дня, утром текущего дня происходила заправка на самом автотранспортном предприятии - выдано 30 л, поэтому при выезде в баке машины было 40 л бензина.

В строках о технической исправности автомобиля механик удостоверяет своей подписью передачу машины водителю в исправном состоянии и разрешает выезд из гаража. Водитель своей подписью удостоверяет принятие автомобиля в исправном состоянии и получение задания на перевозку.

После прибытия автомобиля к заказчику на оборотной стороне путевого листа в разделе "Выполнение задания" заказчик указывает свое наименование, показания спидометра, дату и время прибытия к нему и плановое время убытия согласно заявке, количество и номера товарно-транспортных документов (ТТД), маршрут движения (адреса пунктов погрузки и разгрузки, откуда взять груз и куда доставить согласно заявке), количество ездок и ставит свой штамп.

В разделе "Простои на линии" уполномоченное лицо заказчика в соответствующих графах указывает причину простоя, дату и время начала и окончания простоя и удостоверяет эти записи своей подписью.

В форме N 4-п имеется отрывной талон заказчика, который является основанием для предъявления предприятием-перевозчиком счета на оплату транспортных услуг. Этот талон прилагается к счету на оплату. На оборотной стороне путевого листа заказчик указывает наименование организации-перевозчика, марку и государственный номер работающего у него автомобиля и прицепов. В строке "Заказчик" он проставляет свое наименование, фамилию, имя и отчество должностного лица, ответственного за использование автомобиля. В строках "Прибытие к заказчику" и "Убытие от заказчика" указывается время прибытия и убытия автомобиля. В строках "Приложенные ТТД" заказчик вписывает номера ТТД, один экземпляр которых прилагается к путевому листу, и указывает их общее количество. Затем в строке "Подпись и штамп заказчика" он подписывается и ставит свой штамп.

При возвращении автомобиля в гараж в путевом листе в разделе "Движение горючего" механик (или специально назначенное лицо) заполняет графу 13 "Остаток при возвращении" и расписывается под ней. В этом же разделе, если бензин сливается, заправщик или иное назначенное на эту работу лицо при сдаче водителем ГСМ заполняет графу 14 "Сдано" и расписывается под ней.

В строке "Сдал водитель" водитель подписывает путевой лист при сдаче автомобиля механику в исправном (или неисправном) состоянии. Механик в строке "Принял" подписывает лист, подтверждая прием автомобиля от водителя в технически исправном (неисправном) состоянии.

Затем водитель сдает путевой лист диспетчеру или специально назначенному лицу.

После сдачи водителем путевого листа диспетчер или иное уполномоченное лицо в разделе "Работа водителя и автомобиля" в графе 6 "Нулевой пробег" записывает расстояние от гаража до первого пункта погрузки и от последнего места разгрузки до гаража.

В разделе "Движение горючего" в графе 15 "Коэффициент изменения нормы" указывается один общий на весь данный рабочий день коэффициент изменения нормы расхода горючего, связанный с работой по повышенной норме расхода топлива. Учет дорожно-транспортных, климатических и других эксплуатационных факторов производится с помощью поправочных коэффициентов.

В графах 16 "Время работы спецоборудования" и 17 "Время работы двигателя" записывается время работы специального оборудования, которым оснащен автомобиль, и дополнительное время работы двигателя в особых условиях эксплуатации (работа двигателя, вращающего погрузочно-разгрузочные механизмы, и т.п.). Эти реквизиты необходимы для определения дополнительной нормы расхода горючего. Правильность всех этих данных диспетчер заверяет подписью под соответствующими графами.

В разделе "Результат по первому (второму) заказчику" на оборотной стороне путевого листа таксировщик указывает оплачиваемое время, количество ездок, наличие экспедитора, общий пробег и пробег с грузом, вес и тонно-километры. На лицевой стороне талона заказчика точно так же заполняется раздел "Результат по первому (второму) заказчику". Эти разделы подписывают таксировщик и начальник эксплуатации.

Путевой лист должен находиться у водителя в течение всего рабочего времени и предъявляться по требованию сотрудников МВД, ГАИ и Российской транспортной инспекции. Путевые листы следует хранить вместе с товарно-транспортными документами, чтобы их можно было одновременно проверять. Минимальный срок их хранения - 5 лет.

Ответственность за неправильное оформление путевого листа несут руководители организаций, а также лица, отвечающие за эксплуатацию автомобиля и участвующие в заполнении документа.

ПУТЕВЫЕ ЛИСТЫ ИНДИВИДУАЛЬНЫХ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЕЙ

C 1 января 2001 г. и индивидуальные предприниматели обязаны применять путевые листы при осуществлении перевозок грузовыми и легковыми автомобилями.

Формы путевых листов для предпринимателей, осуществляющих перевозки на коммерческой основе для заказчиков и для своих производственных целей, утверждены Приказом Минтранса России от 30.06.2000 N 68.

Этим же Приказом определен порядок заполнения путевых листов, обязательный для всех предпринимателей, эксплуатирующих автотранспортные средства на правах собственности, аренды и других законных основаниях.

Если предприниматель нанимает на работу водителей, то путевые листы оформляет он сам или специально назначенное им лицо. Если индивидуальный предприниматель лично управляет автомобилем, то он и оформляет себе путевой лист. Так же как и для юридических лиц, путевой лист для индивидуального предпринимателя оформляется только на один рабочий день. Более длительный срок действителен в случае, когда время выполнения задания вне места постоянной стоянки автотранспорта превышает одни сутки (смену).

Порядок заполнения путевого листа у индивидуального предпринимателя аналогичен тому, который был описан в предыдущем разделе, но форма документа иная. По окончании работы путевой лист заверяется личной подписью предпринимателя.

ОБРАБОТКА ПУТЕВЫХ ЛИСТОВ

Путевой лист остается у предприятия-перевозчика и служит основанием для учета транспортной работы автомобиля. В этой статье мы не будем подробно разбирать вопросы таксировки, нормирования расходов топлива и исчисления зарплаты водителя.Напомним лишь, что фактическое количество израсходованных ГСМ при покупке за наличный расчет подтверждается путевым листом и чеками ККМ, которые сдаются в бухгалтерию (с авансовым отчетом) и позволяют списать эти расходы на себестоимость. Наличные деньги на закупку ГСМ выдаются водителю под отчет. После истечения установленного приказом руководителя срока водитель составляет авансовый отчет по форме N АО-1.

При обработке путевых листов расход горючего определяется по общему пробегу и/или выполненной работе автомобиля в тонно-километрах за день (смену). При подведении итогов работы на оборотной стороне путевого листа в разделе "Расход горючего" указываются наряду с фактическими расходами ГСМ также расходы по нормам, установленным в организации.

02.10.2003

avtouchet.ru

---

• 
  Показания спидометра в путевом листе
• 
  Показания спидометра в путевом листе
• 
  Показания спидометра в путевом листе
• 
  Показания спидометра в путевом листе
• 
  Показания спидометра в путевом листе
• 
  Показания спидометра в путевом листе
• 
  Скрутить спидометр на рено логан
• 
  Скрутить спидометр на рено логан
• 
  Скрутить спидометр на рено логан
• 
  Скрутить спидометр на рено логан
• 
  Скрутить спидометр на рено логан